Ventajas de contratar una empresa de destrucción de documentos

17 de junio de 2019

Mucha documentación confidencial que guardan las empresas ya ha prescrito y no sirve para nada. Se debe destruir, pero hacerlo supone un coste en tiempo y dinero que no repercute en beneficios para el negocio. ¿Qué hacer? Veremos las ventajas de contratar una empresa de destrucción de documentos.

Con la reciente normativa sobre protección de datos como espada de Damocles para muchas empresas (RGPD y la nueva LOPDgdd), el problema consiste en deshacerse de aquella información sensible guardada en documentación confidencial que ya no se usa a efectos legales.



La destrucción de documentos es más necesaria que nunca para cumplir con las leyes españolas y normas europeas.

Todo el papel acumulado por las empresas en forma de nóminas, contratos, expedientes, facturas, informes clínicos y demás documentación legal se debe guardar durante los plazos que determinan las diferentes leyes españolas (dependiendo del caso 3, 4, 5 ó 10 años).

Transcurrido este tiempo, la información guardada en este formato no puede más que suponer problemas para la empresa que la posee.

No hay que olvidar que muchos son datos personales confidenciales y una filtración de estos u otros de carácter sensible supone una pérdida de prestigio, de confianza, exponerse a demandas legales y para terminar sanciones de la AEPD.

Entonces se impone la destrucción de los documentos confidenciales; pero para llevarla a cabo se precisan destructoras de papel.

Muchos negocios tienen en sus oficinas aparatos de este tipo para el uso diario que permiten destruir una cantidad determinada de papel, porque si se excede esta condición, lo normal es que la destructora se caliente, estropee y hay que llamar al servicio postventa o, directamente, dejarla en un punto limpio.

Por otro lado, el hecho de destinar recursos, empleados y tiempo a la destrucción documental no produce ningún beneficio económico para el negocio.

La solución consiste en contratar profesionales experimentados en este tipo de servicios, quienes tienen experiencia y van a trabajar de acuerdo con los responsables de la empresa según las indicaciones oportunas.
Es decir: lo mejor es contratar una empresa de destrucción de documentos.

¿Por qué contratar una empresa de destrucción de documentos?

La principal ventaja en la contratación de una empresa de destrucción documental es que el cliente no debe preocuparse del trabajo ni encargarlo a sus propios empleados. Simplemente lo hacen unos profesionales experimentados, según las instrucciones recibidas (just do it).

Pero vamos a ver algunas más:

• Ahorro de tiempo y dinero al no tener que implicar a los trabajadores de tu propia empresa. La subcontratación del servicio es más segura y barata.
• La seguridad de que los datos, la información sensible que el cliente tiene, no se va a filtrar ni extraviar en perjuicio de sus intereses. De esta forma no hay riesgos de posibles demandas, pérdidas de prestigio y sanciones.
• Puedes contactar con la empresa de destrucción de documentación para que ellos mismos recojan el material y lo destruyan, sin que tengas que desplazarte tú a llevarlo. Todo queda en manos de estos profesionales mientras trabajas en los objetivos reales de tu negocio.
• Una vez cumplimentado el servicio, se te dará un Certificado de Destrucción de Documentos para que tengas la seguridad de que todo el soporte en el que iba la información ha sido destruido al nivel especificado según norma DIN 66399.
• Rapidez en el protocolo de destrucción de documentos. En cuanto te pongas en contacto con la empresa, se fija el día y horario de recogida y te liberarás de todo el papel, que será transportado para su custodia y destrucción a un lugar dotado de eficaces medidas de seguridad.

Servicios periódicos de destrucción de documentos

El servicio periódico de destrucción de documentos es otra de las opciones que cuenta con más aceptación en este campo.

Consiste en depositar la documentación innecesaria que se genera (la que va prescribiendo también) en el trabajo en unos contenedores habilitados al efecto, con las medidas de seguridad oportunas, para que la empresa de destrucción de documentos vaya a las oficinas del cliente a retirarlo e instalar otro hasta la próxima vez.

La forma en que se realizan las gestiones para este servicio de destrucción de documentos mediante contenedor es la siguiente:

• El primer paso es la firma de un contrato o convenio en el que se especifica las condiciones de la prestación.
• Tras esto, se instala por parte de la empresa contratada, un contenedor del tamaño adecuado y con las medidas de seguridad oportunas, en el lugar designado por el cliente.
• El interesado va llenando el depósito con los documentos confidenciales que se van a destruir.
• Cuando el contenedor esté lleno, el cliente llama a la empresa encargada de la destrucción para que se lo lleven y, en su lugar, se instale otro igual, para repetir la operación.
• El traslado hasta las instalaciones en las que se procederá a la destrucción de los documentos se efectúa en un medio de transporte más seguro y por profesionales que tienen un contrato de confidencialidad pertenecientes a la empresa contratada.
• Una vez allí se utilizan las máquinas especiales para la destrucción del soporte en el que se encuentra la información y datos sensibles.
• Se compactan los residuos de papel para su posterior reciclado en lugares dedicados a su recuperación para ser útiles de nuevo.
• Se emite un Certificado de Destrucción de Documentos que se entrega al cliente para que quede constancia oficial de lo que se ha hecho con la documentación confidencial.

Otra forma de ofrecer un servicio periódico para destruir documentos es fijar una fecha determinada en el tiempo (semanal, mensual, trimestral...) para pasar a recoger la documentación que el cliente va generando.

De esta forma no hace falta más que concretar el día y hora en el que durante el tiempo que sea preciso se pasará a recoger el material.

Resumiendo, contratar una empresa de destrucción de documentos solo tiene ventajas.

Teniendo en cuenta las leyes sobre protección de datos, que unos profesionales se ocupen de que la información confidencial desaparezca por completo y expidan un certificado, todo ello sin tener que aportar empleados, recursos y tiempo del negocio.

Anobium es una empresa de destrucción de documentos con 20 años de experiencia en el sector. Póngase en contacto con nosotros para un servicio periódico o cuando necesite unos profesionales de calidad.