El precio de la destrucción de documentos

La entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protección de datos ha hecho que cobre vital importancia la destrucción de documentos. El precio de la destrucción de documentos confidenciales es un criterio a tener en cuenta.

Precios de destrucción de documentos confidenciales ¿qué tener en cuenta?

El precio de la destrucción de documentaciones privadas es un criterio fundamental a la hora de seleccionar una empresa que lleve a cabo la tarea. La destrucción de documentos con un precio barato puede ser una opción, pero debemos estar atentos a criterios que pueden influir en la cantidad a pagar, pero aumentarán la calidad de la destrucción documental.

Precio de la destrucción documental: ¿Qué criterios influyen?

El precio de la destrucción documental es un criterio a tener en cuenta a la hora de seleccionar la empresa que se hará cargo de la destrucción de documentos confidenciales. A la hora de calcular el precio de la destrucción de documentos, hay que tener en cuenta una serie de criterios:

1. Volumen de documentación a destruir: La empresa encargada de la destrucción documental debe valorar la cantidad de documentos que se deben destruir. Se deberá tener en cuenta también en el precio de la destrucción documental si es necesario almacenarla en algún lugar o si puede permanecer en las instalaciones de la empresa propietaria hasta proceder a la custodia y destrucción de los documentos.

2. Soporte en el que se encuentra la información que se va a destruir: El precio de la destrucción documental variará en función de si los datos confidenciales se encuentran en papel, CD, USB u otros formatos. Esto es así ya que hay soportes que son más difíciles de destruir y es necesario utilizar máquinas especiales para poder hacerlo.

3. Lugar en el que se encuentra la documentación a destruir: Habría que sumar al precio de la destrucción de documentos confidenciales el del transporte de los mismos hasta las instalaciones de la empresa de destrucción documental. Para calcular el precio de la destrucción de documentos, también habría que tener en cuenta si los traslados a la empresa son puntuales o periódicos como en el caso de tener que ir a vaciar un contenedor instalado para la destrucción de documentos.

4. Personal implicado: En el precio de la destrucción de documentos influirá el número de personas necesarias para destruir la documentación como puede ser la persona encargada de vaciar un contenedor en las instalaciones de la empresa que tiene la documentación confidencial. En el coste, también se deberá tener presente la formación de los mismos con el objetivo de llevar a cabo la destrucción documental de la mejor forma posible.

5. Condiciones especiales: Responde a posibles descuentos por contratos de larga duración o permanencia con una misma empresa. Puede corresponder con la instalación de un contenedor para que los empleados de la empresa depositen en el mismo los documentos a destruir de forma segura ya que llevará aparejada la permanencia durante el periodo de alquiler del contenedor y la destrucción periódica de documentos.

Precio de la destrucción de documentos confidenciales con características especiales

La destrucción de documentos afecta a documentación de muy distinta índole. Las empresas cuentan con documentos contables, documentos administrativos e incluso hay algunas que cuentan con datos personales. En los tres casos, se deben seguir unas especiales medidas de seguridad por las características de los documentos a destruir que garanticen su confidencialidad y la llegada a buen término de la destrucción documental.

• Destrucción de información contable: Todas las empresas tienen la obligación de llevar una contabilidad en la que se reflejen sus ingresos y gastos. En estos documentos, se enumeran datos relevantes para el correcto funcionamiento de la empresa. Tanto la custodia como la posterior destrucción de los documentos contables requerirán que los trabajadores tengan un especial celo. El precio de la destrucción de documentos contables deberá tener presente elementos como la formación de las personas para el manipulado de la documentación, las especiales características del lugar en el que se custodiará o la maquinaria para la destrucción.

• Destrucción de documentos administrativos: El departamento administrativo suele ser uno de los más importantes de todas las empresas. En el mismo, acumulan información de relevancia que debe ser destruida en condiciones de seguridad y que afectará a varios departamentos de la empresa. Los documentos administrativos suelen representar un alto volumen de documentación.

• Destrucción de documentos confidenciales: Algunas empresas almacenan datos personales de sus clientes. Es, por ejemplo, el caso de hospitales y clínicas. En las historias clínicas de los pacientes, hay información considerada confidencial como las patologías que tiene o ha tenido la persona tratada, los tratamientos médicos que se le han practicado o sus datos personales (nombre y apellidos, dirección, edad…). Preguntar por el precio de la destrucción de documentos confidenciales hará que se pongan encima de la mesa aspectos como el nivel de seguridad, el soporte en el que se encuentra esa documentación o la dificultad de acceso a la misma.

Las empresas deben conocer el carácter de sus documentos a la hora de comenzar con la selección de una empresa de destrucción documental. La destrucción de documentos se debe hacer con la garantía de que existen unas determinadas condiciones de seguridad y profesionalidad que garantizarán la destrucción total de la documentación y la posterior expedición del certificado correspondiente.

Contratación de destrucción de documentos

La contratación de la destrucción de documentos lleva implícito un proceso de decisión muy complejo en el que tener en cuenta los criterios referidos anteriormente. Cumplir con la nueva normativa en materia de protección de datos es un tema relevante. Las empresas deben confiar la destrucción de documentos a profesionales más allá del precio a pagar.

El precio de la destrucción de documentos que se va a llevar a cabo no tiene por qué ser el más barato. Lo que deben buscar todas las empresas es obtener un trabajo de calidad. El mismo deberá implicar la custodia, destrucción y entrega del certificado correspondiente que certifique que la destrucción documental, ya sea destrucción de documentos confidenciales, administrativos o contables, se ha llevado a cabo con éxito.

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