¿Cada cuánto tiempo debo destruir mis documentos?

16 de diciembre de 2019

Los datos e información sensible que obran en poder de las empresas tienen un periodo de vida útil después del cual es necesario eliminar para evitar cualquier tipo de contratiempos legales. Por eso es preciso saber cada cuánto tiempo debo destruir mis documentos.



En todo tipo de negocios se producen ciclos durante los cuales pasa una ingente cantidad de documentación que es necesaria para que la actividad y productividad empresarial sea correcta.

Pero cuando las operaciones ya realizadas han quedado obsoletas legalmente, la cuestión predominante es qué hacer con toda esa información que ya no se va a usar, pero que sigue siendo extremadamente importante, por su contenido.

La normativa legal exige que se conserven los libros de cuentas de las empresas por un periodo de tiempo determinado, por si hiciera falta alguna revisión debida a factores que la administración o los juzgados consideren convenientes.

Esto quiere decir que existen unos plazos de prescripción para establecer un calendario durante el cual es necesario conservar estos documentos.

Con estos supuestos estos serían los supuestos a tener en cuenta para no verse afectado por incumplimientos legales:

• Conservación de la documentación contable y mercantil: 6 años de acuerdo con el art. 30 de Código de Comercio.
• En materia fiscal, cuando se exige el pago de deudas tributarias: 4 años, según el art. 66 de la Ley 58/2003 de 17 de diciembre, General Tributaria.
• Existen documentos fiscales específicos para comprobación de cuotas, pendientes de compensación o deducciones aplicadas, en cuyo caso el periodo de conservación se amplía a 10 años.
• Relativo a las infracciones laborales, son 3 años, según el art. 4.1 del RD Ley 5 /2000.
• Las infracciones a la Seguridad Social deben guardarse durante 4 Años, de acuerdo con el art. 4.2 del RD anteriormente señalado.
• Sobre no cumplir la normativa de Prevención de Riesgos Laborales este mismo RD Ley 5/2000 establece que deben ser 5 años según lo previsto en el art. 4.3
• En delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social, la Ley Orgánica 10/1995 en su art. 131 establece un plazo de 10 años.

Todos estos plazos se empiezan a contar desde el último día para presentar la liquidación o declaración voluntaria y desde el mismo momento de cometerse la infracción cuando así proceda.

Como vemos, todo resulta muy aclaratorio para saber cuándo iniciar el procedimiento de destrucción de documentos, al margen de otros considerandos legales que pueda haber.

Periodicidad en la destrucción de documentos

La periodicidad viene indicada por las propias leyes y normativa que rigen las actividades empresariales, sin que, por ello, dejen de aplicarse otros aspectos de ellas en determinadas circunstancias.

Bajo este panorama las empresas y todos aquellos que manejen datos sensibles e información confidencial deben crear unos calendarios a través de los cuales se orientará esta labor de vital importancia para la seguridad jurídica y económica del negocio.

La recogida y posterior eliminación de documentación depende de la cantidad generada que está condicionada por los plazos legales ya analizados y del volumen de trabajo.

Por lo tanto, llamar a la empresa de destrucción de documentos para que se haga cargo de ellos depende también de las necesidades laborales para que todo se desarrolle normalmente.

Seguro que hay quien ya lo tiene planificado, porque su rutina habitual es muy parecida a través de los años y esto hace que lo haya normalizado, pero no siempre es así y entonces entra en juego la posibilidad de contratar los servicios de forma puntual.

Contratar una empresa de destrucción de documentos en Zaragoza

Por todo lo expuesto hasta ahora es necesario llevar a cabo una destrucción documental periódicamente para cumplir con la ley y conservar el espacio para la actividad que se realiza en el desarrollo del negocio únicamente.

Es preciso advertir que no es lo mismo reciclar que eliminar la información confidencial que se encuentra en poder de las empresas.

Para que esto último se produzca hay que acudir a profesionales que se dediquen exclusivamente a esto, tengan una experiencia contrastada y unos equipos con la más avanzada tecnología.

Hay ciudades que se caracterizan por tener más medios cuando es necesario deshacerse de la documentación obsoleta.

Y es lo que sucede al contratar una empresa de destrucción de documentos en Zaragoza; es fácil y rápido, basta con una llamada telefónica o una búsqueda en internet, encontrar la web correspondiente y mandar un mail para ponerse en contacto, decidir el día de encuentro y fijar una recogida para posteriormente, eliminar lo que sea necesario.

De esta forma el negocio queda protegido frente a posibles pérdidas o sustracciones de información sensible.

Los servicios que ofrecen estas empresas comprenden la destrucción puntual y la periódica, dejando contenedores en los lugares precisos de una compañía para pasar a recogerlos cuando se han llenado, dejando otros nuevos para darles el mismo uso.

Con este sistema se pueden fijar plazos para establecer las recogidas y traslado de los documentos hasta las instalaciones debidamente protegidas ante cualquier intrusión que se pudiera producir y, una vez allí, proceder a la destrucción de la documentación.

También existe la posibilidad de llamar si surge alguna urgencia y adelantar el procedimiento sin mayores complicaciones.

En cuando a servicios puntuales, lo único necesario es concertar el momento de la recogida, depositando el contenido en contenedores diseñados especialmente para su transporte y terminar con su eliminación en trituradoras industriales especialmente fabricadas para esta labor.

Muchos negocios, debido a su actividad comercial o porque generan poca documentación, necesitan estos servicios cuando esta se ha acumulado, de ahí que contacten de manera específica en esos casos.

Anobium es una empresa de destrucción de documentos en Zaragoza que se adapta a las necesidades de cualquier compañía que requiera de sus servicios para eliminar de forma segura la información confidencial que ya no sea necesaria legalmente.

Con un equipo profesional experimentado, transporte eficiente, instalaciones modernas y maquinaria de última generación, posee la infraestructura necesaria para atender a sus clientes en Zaragoza y alrededores con el propósito de hacer el trabajo a su satisfacción.

Contacte con nosotros, estamos en Zaragoza y podemos desplazarnos en pocos minutos a sus instalaciones para solucionar cualquier destrucción documental que necesite.