¿Qué es un certificado de destrucción de documentos?

9 de noviembre de 2020

Una vez que se ha acabado el proceso de destrucción, las empresas de destrucción como Destrucción de Documentos Zaragoza emitimos un certificado de eliminación que avala el proceso y que se entrega al finalizar.

El certificado de destrucción de documentos es una garantía de que una empresa de destrucción de documentación ha realizado la destrucción que le ha encomendado su cliente. El certificado es una garantía para las dos empresas: es una garantía de que han cumplido el servicio atendiendo a la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de datos de carácter personal y garantía de los derechos digitales y asimismo sirve a la empresa que encarga el servicio para saber que su documentación confidencial se ha destruido.

El certificado tiene que reflejar varios puntos sobre la destrucción de los documentos, garantizando que se ha cumplido con la LOPD, con el Reglamento Europeo, y con las normas UNE-EN 15713, sobre destrucción segura de material confidencial y la Norma DIN 66399, que establece el grado de irrecuperabilidad, en función del tamaño de las tiras en las que se destruye el papel. Es decir, el certificado refleja el método utilizado para la destrucción y que el resultado es un documento irrecuperable.

Las empresas de destrucción de documentos tienen un procedimiento que consigue la trazabilidad de la documentación desde que se recoge en las instalaciones de la empresa
cliente hasta la llegada a sus dependencias para ejecutar la destrucción mediante la trituración.

Estas empresas emiten un certificado como garantía de servicio realizado atendiendo a la Ley Orgánica 3/2018 así como un certificado de reciclaje en cumplimiento de la Ley 22/2011, de 28 de julio, de Residuos. Por supuesto se garantiza la total confidencialidad del contenido de la documentación a destruir, además toda la documentación se destruye cumpliendo con la ley.

La obligatoriedad de la destrucción de datos de carácter personal

Los datos personales son las informaciones concernientes a personas físicas identificadas o identificables. No sólo incluimos como dato personal el nombre y apellidos o la dirección, sino también el número de teléfono fijo y móvil, el DNI, el número de la seguridad social, datos de correos electrónicos, firmas electrónicas o digitales, grabaciones de audio o de vídeo de cámaras de seguridad, formación académica…

El concepto de dato es amplio y se tiene que garantizar la privacidad de los datos personales, de forma que siempre que se deseche cualquier documento o soporte que contenga datos de carácter personal tiene que procederse a su borrado o destrucción, mediante la adopción de medidas dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación posterior.

Los particulares, las empresas y los organismos públicos son conscientes de la necesidad de la protección de datos personales, especialmente desde que en el año 2018 entró en vigor el Reglamento Europeo de Protección de Datos. Los datos que las empresas u organismos tienen de terceras personas tienen que ser destruidos para evitar brechas de seguridad y accesos no autorizados a los datos. Esta destrucción tiene que contratarse a empresas de destrucción de documentos que ofrezcan todas las garantías.

Las empresas de destrucción documental tienen que cumplir la normativa especificada por la Agencia Española de Protección de Datos. Concretamente esta normativa está constituida por las normas ya citadas: el Reglamento de la UE 2016/679, y la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre de Protección de Datos personales y garantía de los derechos digitales, pero también la UNE-EN 15713 y la Norma DIN 66399.

¿Qué debe contener un certificado de destrucción de documentos?

El Certificado de Destrucción de Documentos contiene un informe detallado de cada etapa del
proceso de destrucción. Concretamente, debe componerse de:

• Fecha de la destrucción, reflejándose el día en el que se han recogido los documentos confidenciales y la fecha de la correcta destrucción
• Sitio de la destrucción y hora, que sirvan para certificar que se han destruido los documentos que el cliente ha entregado a la empresa de destrucción, emisora del certificado.
• El método de destrucción usado y la máquina destructora empleada, garantizando que el procedimiento de destrucción de datos se ha realizado conforme a la ley en las instalaciones adecuadas dando certificación al usuario y a la empresa.
• Tamaño final de la partícula y nivel de corte para indicar al cliente que se ha formalizado el cumplimiento de la DIN 66399 produciendo una partícula cuya información es irrecuperable, además de estar acorde con los siete estándares de los distintos materiales.

Con estos datos se ayuda a demostrar que los documentos han sido destruidos de forma segura, siguiendo la normativa y pudiendo entregarse este certificado de destrucción de Documentos a cualquier organismo que lo requiera, ya sea privado o de la Administración Pública.

¿Por qué es tan importante el certificado de destrucción de documentos?

Muchas empresas se llaman a sí mismas empresas de destrucción de documentos, pero muchas veces lo único que hacen es transportar residuos de papel o en el mejor de los supuestos, reciclarlos. Pero no cuentan con personal con contrato de confidencialidad, ni tienen una trazabilidad en la recogida del material, ni un traslado seguro o un tratamiento adecuado de la documentación, que no se destruye con el nivel de seguridad establecido para que el documento resulte ilegible.

En el caso de que una empresa se enfrente a una auditoría o inspección legal, el certificado de destrucción será básico para garantizar la protección de datos, demostrando que los datos confidenciales se han destruido de una manera adecuada, segura y reglamentaria.

Las empresas destructoras que no emitan el certificado de destrucción de documentos pueden no estar cumpliendo con la legislación de destrucción de datos y su empresa cliente no tendría ninguna protección ante problemas que pudieran surgir en el futuro.

Además, el certificado genera confianza en la empresa de destrucción: las empresas pueden delegar todos sus asuntos relativos a la gestión y destrucción de documentos, ya que la empresa demuestra su gestión escrupulosa en el tratamiento de los datos y que tiene establecidos procesos estandarizados que garantizan el cumplimiento de la normativa vigente.

En Destrucción de Documentos Zaragoza ofrecemos una garantía de destrucción real mediante el Certificado de Destrucción documental, que es un informe detallado de la forma y del lugar en el que se han eliminado los documentos entregados, incluido el tamaño de la partícula resultante.

Las empresas que no conocen lo que le ha ocurrido a su documentación confidencial pueden poner en riesgo su reputación y se les pueden imponer multas sancionadoras de grandes cantidades, que muchas veces no pueden ni asumir.

Destrucción de Documentos Zaragoza es una empresa de destrucción de documentos en Zaragoza que se ajusta a las necesidades de cualquier empresa que requiera de sus servicios para destruir de forma segura la información confidencial que ya no sea necesaria legalmente. Contacte con nosotros, nos ubicamos en un conocido polígono en Zaragoza y podemos desplazarnos en unos instantes a sus dependencias para acometer cualquier destrucción documental que necesite.