Cómo contratar una empresa de destrucción de documentos

15 de enero de 2019

El tratamiento de los datos sensibles cuando han caducado legalmente

Todos los negocios generan documentación que, con el tiempo, va quedando obsoleta por imperativo legal, pero que contiene información sensible. El problema viene a la hora de la destrucción de documentos. ¿Quién puede hacerlo mejor? Y, sobre todo, ¿Qué empresa me garantiza que los datos no se filtrarán?

Antecedentes

Lo primero que se debe tener presente es que en los documentos que se manejan en las operaciones que se generan diariamente en los negocios, transacciones, ventas, etc. siempre se incluyen datos personales en la mayoría de los casos.

En el art. 92.4 de la LOPD se habla de la destrucción de información en España y se dice que siempre que vaya a procederse a desechar un documento que contenga datos de carácter personal, deberá procederse a su destrucción o borrado tomando las medidas para que sea imposible la recuperación o acceso a la información contenida en el mismo.

Dicho de otra forma, la importancia de una adecuada destrucción de documentación es incuestionable en los casos en que exista información con datos de carácter personal, porque lo impone la norma y además todo esto viene acompañado de sanciones muy elevadas, reguladas en el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) cuya entrada en vigor data del 25 de Mayo de 2018 y que pueden acabar con la liquidez de una empresa.

Por lo tanto, ¿cuáles son las mejores opciones para la destrucción de documentos sensibles?

Cuando se habla de documentación, no se está remitiendo exclusivamente al formato de papel, sino que se debe extender a todo tipo de soportes en los que se puedan guardar datos personales (audiovisuales, digitales...), por lo que no basta con romper en cuatro pedazos el folio o enviar a la papelera de reciclaje la información.

Un método que puede resultar eficaz para la destrucción de información confidencial en las empresas es tener máquinas destructoras. Se pueden comprar de distintas formas y, dependiendo del nivel de seguridad de los datos manejados, es mejor que corten el papel en diferentes tamaños.

Pero como se generan residuos en forma de cedes, deuvedés, etc. Que también guardan información sensible es conveniente que destruyan este tipo de materiales.

Todo esto supone dedicar recursos de la empresa (dinero, trabajadores y tiempo) a una labor para la cual no se creó y que no genera beneficio alguno.

Es necesario pensar que, como con otros servicios en los que el negocio no está especializado, es conveniente externalizar y dejar que otros se ocupen de la destrucción de documentos confidenciales.

Con respecto a esta solución, existen empresas de destrucción de documentos que poseen instalaciones perfectamente acondicionadas para ello, con las máquinas destructoras de documentación más avanzadas para desarrollar su cometido de la manera mejor.

Es un servicio perfecto, barato, pero sobre todo muy útil, porque proporciona seguridad jurídica a quienes tienen que desprenderse de la información confidencial cuando esta deja de ser necesaria de forma legal.

Forma de contratar una empresa de destrucción de documentación

El procedimiento para llevar a cabo la contratación es sencillo.

• Se busca a través de internet una empresa dedicada a ello. Hay que ser cuidadosos en este sentido; existen negocios dedicados al reciclaje de papel y otros de recogida de cartón que también se anuncian. No se debe caer en la tentación de dejar en sus manos la destrucción de documentos porque no se dedican a eso.
El reciclaje y recogida no implica que no se pueda perder algunos papeles o soportes con información debido a que los contenedores en los que se guardan no son tan seguros como los utilizados para la destrucción.
Incluso una vez en la planta de reciclado cualquiera puede tener acceso a esos datos y no existe seguridad de que algún dato se extravíe con el consiguiente perjuicio al propietario de la información que no es otro que la empresa que la poseía.

• Se contacta vía telefónica o por mail para concertar una cita en la cual se especifica si la empresa de destrucción documental va a las instalaciones del cliente o es el cliente quien prefiere llevar el material. Suele ser más práctico que sean los profesionales quienes procedan a la recogida porque tienen las jaulas adecuadas para que no se pierda ningún dato confidencial y el transporte adecuado para ello.
También cabe dejar recipientes bajo llave en los cuales se van metiendo los documentos sensibles que se recogerán cuando la caja esté llena.

• Los documentos quedan en custodia en las instalaciones de la empresa especializada hasta su posterior destrucción. Es un lugar apartado dentro de la misma, al que no tienen acceso más que los empleados que han llevado a cabo el servicio.

• Se destruye mediante la maquinaria precisa sin posibilidad de que se pueda recuperar o acceder a la información que estaba almacenada en el soporte.

• Emisión del Certificado de Destrucción de Documentos como prueba legal de que el procedimiento ha terminado, que es entregado al cliente.

Certificados que avalan la calidad del servicio

Existen algunas normas que se deben cumplir y que sirven para certificar que el procedimiento de destrucción de documentos está bien realizado.

1. La norma UNE-EN 15713-2010 dispone que quienes tengan este certificado cumplen las normativas legales y requisitos para llevar a cabo una adecuada destrucción de material confidencial. Es como un código de buenas prácticas.

2. La norma UNE-EN 15713: Recomendaciones para gestionar y controlar la destrucción de documentos sensibles, para que se proceda de forma segura y sin peligro. Aquí se habla de las infraestructuras, contrataciones, personal, actividades, destrucción in situ y en planta.

3. RP B850: Es la certificación basada en el Reglamento Particular de la marca AENOR, que permite adaptar la norma europea a la realidad de las empresas españolas de destrucción de documentos sensibles.
Establece los requisitos de destrucción en cualquier tipo de soporte.
Todas las recomendaciones de la NORMA UNE-EN 15713

Otras normas adicionales para la protección de datos, seguridad y buenas prácticas en el sector.
Todos estos certificados hablan de la forma de trabajar de las empresas de destrucción de documentos para que la seguridad y fiabilidad sea máxima y los riesgos se reduzcan a niveles mínimos.