¿Qué es el expurgo de documentos?

28 de diciembre de 2020

Expurgar es limpiar, purificar, depurar. En inglés, el término es ilustrativo: purge. En español, se habla de expurgo cuando se elimina de una cosa lo malo, peligroso o dañino. También se trataría de suprimir lo que se considera erróneo, molesto u ofensivo de un texto impreso. Pero aquí ya nos estamos centrando en expurgar textos y no en expurgar documentos, que es a lo que nos referimos.

En su esencia, el expurgo de documentos consiste en la identificación, clasificación y eliminación de archivos que ya no son necesarios para la operación actual de una entidad. Esta práctica se basa en criterios preestablecidos, que pueden incluir la antigüedad de los documentos, su relevancia actual, la vigencia de la información contenida y la normativa legal aplicable. De esta manera, se asegura que solo la información útil y necesaria se mantenga almacenada, facilitando la recuperación de datos relevantes y reduciendo la exposición a riesgos asociados con la retención innecesaria de información sensible.

El expurgo de documentos consiste en evaluar la documentación archivada para determinar lo que ya no es necesario y destruirlo. Es un proceso que debe realizarse de manera segura y certificada, para cumplir con todas las normativas vigentes. Este expurgo puede hacerse a nivel particular o privado, pero también a un nivel empresarial o de administración pública. El término expurgo equivale a la destrucción de los documentos que ya no son necesarios y hay que destruir.

El proceso comienza cuando esos documentos a expurgar se entregan a la empresa de destrucción de documentación certificada en los contenedores con cierre de seguridad, por los empleados de la empresa contratante del expurgo.

Después, esos contenedores se llevan a la empresa de destrucción y se ubican en un recinto cerrado con control de acceso, donde solo pueden acceder los operarios autorizados y encargados de la destrucción. La fase siguiente es destruir la documentación en máquinas de la propiedad de la empresa destructora que funcionan en sus instalaciones. En el caso de Anobium cumplimos con la norma DIN 32757-1. Cuando ya hemos acabado el expurgo, trasladamos los rollos de viruta a una a empresa autorizada para su reciclaje.

La Ley de Residuos del 21 de Abril de 1998, en su artículo 11.1 dice expresamente “Los poseedores de residuos estarán obligados, siempre que no procedan a gestionarlos por sí mismos, a entregarlos a un gestor de residuos, para su valorización o eliminación”.

Normativa de expurgo de documentos

El 25 de mayo del 2018 entró en vigor el nuevo RGPD, y el expurgo de documentos se ha situado como una labor fundamental para las empresas e instituciones. Porque si no se hace de forma legal, y se exponen públicamente o a terceros documentos confidenciales, la empresa que incumple puede sufrir sanciones de hasta 20 millones de euros o un porcentaje de la facturación anual de la empresa.

La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), traduce a nuestro ordenamiento jurídico el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo El RGPD está desarrollado por Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Existen, además, unas normas que hablan sobre el procedimiento de destrucción de documentos que son de obligado cumplimiento para que este se desenvuelva de una forma adecuada y segura. Esas normas sobre destrucción de documentos, para resumir, son la DIN 66399, la norma ISO 27001 y la UNE 15713.

Ventajas del expurgo de documentos

Las ventajas del expurgo de documentos y de una gestión documental bien hecha son variadas:

• Antes del proceso de destrucción, se tienen bien localizados los documentos de la empresa, dónde están en cada momento y quien los custodia, con lo que el acceso a ellos es más sencillo. Cuando ya se inicia el proceso de destrucción, sabemos que los documentos serán destruidos por la empresa destructora contratada.
• La empresa reduce su incertidumbre en la toma de decisiones diarias respecto a los datos contenidos en esos documentos.
• Se ahorran costes de personal y tiempo utilizado en la búsqueda de una documentación no identificada
• Se reduce coste de mantenimiento de instalaciones y el espacio en las mismas con la eliminación de la documentación y su traslado a una empresa de destrucción
• Tener unas pautas claras respecto a los documentos que deben guardarse y los que deben eliminarse o destruirse
• Al tener los documentos en un lugar concreto hasta su destrucción, se controla también que se conserven los datos sensibles y su confidencialidad.
• Identificación de los documentos que están obsoletos y pueden destruirse.

¿Cómo gestionar el expurgo de documentos?

En el contexto empresarial, el expurgo de documentos se presenta como una herramienta crucial para optimizar la administración de la información. Las empresas, independientemente de su tamaño o industria, generan y acumulan una gran cantidad de documentos a lo largo del tiempo. Desde facturas y contratos hasta comunicaciones internas, estos archivos pueden abrumar los sistemas de almacenamiento si no se gestionan adecuadamente. Implementar un proceso regular de expurgo no solo libera espacio, sino que también simplifica la búsqueda y recuperación de datos relevantes, mejorando la eficiencia operativa.

Los autónomos también pueden beneficiarse significativamente del expurgo de documentos. En muchos casos, los trabajadores independientes manejan su propia documentación administrativa, como facturas, recibos y contratos. La aplicación de un proceso de expurgo periódico ayuda a mantener organizada esta información, evitando la acumulación innecesaria y facilitando la gestión financiera. Además, puede contribuir a mantener la confidencialidad y cumplir con las obligaciones legales relacionadas con la protección de datos personales.

Las asociaciones y otras entidades sin ánimo de lucro también encuentran valor en la implementación de procesos de expurgo de documentos. Al tratarse de organizaciones que gestionan información sensible y a menudo deben cumplir con regulaciones específicas, el expurgo se convierte en una práctica esencial para mantener la integridad y seguridad de los datos. Facilita la toma de decisiones informada y ética al eliminar información obsoleta que podría llevar a malentendidos o interpretaciones equivocadas.

Empresas para realizar expurgos de documentos

Las empresas de expurgo de documentos analizan la documentación que tiene una empresa con el fin de seleccionar los documentos que deben o pueden eliminarse. En Anobium podemos ofrecerle el servicio que necesita. Cuando tenemos clasificados los documentos a eliminar, los llevamos hasta nuestras instalaciones y ejecutamos su destrucción confidencial. Todo cumpliendo las normativas vigentes en materia de protección de datos. Además, entregamos un certificado de destrucción que asegura que tu empresa ha destruido los documentos profesionalmente.

Servicios de expurgo

Los servicios de expurgo son necesarios en las empresas y en muchos casos imprescindibles, ya que a veces las mismas no tienen el conocimiento legal ni técnico adecuado ni los medios necesarios para expurgar los documentos cumpliendo con la LOPD. La Ley Orgánica de Protección de Datos 3/2018 es más exigente que sus predecesoras. Si queremos evitar sanciones por parte de la Agencia Española de Protección de Datos debemos recurrir a empresas expertas en expurgo o destrucción documental

En Anobium contamos con un equipo técnico de profesionales de calidad y experiencia demostrable. Somos especialistas en la nueva LOPD, y en el RGPD dictado por el Parlamento Europeo y promovido por el Consejo de la Unión Europea. Anobium es una empresa de expurgo de documentos y efectuamos nuestro trabajo conforme a las normativas europeas y españolas sobre protección de datos. Estamos a su disposición para lo que necesite. Tenemos más de 20 años de experiencia. Contáctenos.