¿Qué documentos es prioritario destruir?

10 de septiembre de 2020

La destrucción de documentos implica una cuidadosa selección de aquella documentación que es preciso destruir. Existe información sensible que hay que conservar durante diferentes periodos de tiempo, de ahí que sea necesario saberlo todo en este sentido.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) protegen de forma clara los datos personales para evitar la suplantación y robo de identidades, imponiendo unas sanciones extremadamente duras para casos de incumplimiento de su articulado por parte de empresas e instituciones.

El papel es el principal elemento para que los delincuentes consigan información confidencial de usuarios y que estos caigan en la más absoluta indefensión frente a posibles delitos a raíz de esto.

Es muy importante proteger esos datos durante el tiempo en el que existe la obligación legal de mantener ese formato activo antes de vencer los plazos legales y proceder a la destrucción de documentos confidenciales.

Tipos de documentos a destruir

Existen diferentes tipos de documentación que prioritariamente es necesario destruir cuando llega el momento. Hay que tener un especial cuidado con aquellos que llevan datos personales y los que contienen información sensible para la empresa:

• Documentos de entidades financieras que lleven datos como números de cuentas y datos fiscales.
• Información sobre estado de tarjetas de crédito en la que se observan saldos, números clave, identidad del titular, hábitos de gastos...
• Nóminas. En ellas siempre figuran datos confidenciales como son el nombre y apellidos, cobro de sueldos, domiciliación en el banco, etc.
• Listados de clientes, proveedores y trabajadores. Aquí encontramos datos particulares, direcciones, teléfonos, información económica y fiscal.
• Operaciones financieras llevadas a cabo por empresas registradas en documentos en papel diversos.
• Declaraciones de impuestos, IVA, renta, patrimonio que tienen unos plazos legales de conservación, pero que, una vez transcurrido ese tiempo, lo mejor es deshacerse de esta documentación destruyéndola de forma segura y profesional.
• Pagos, recibos, multas y sanciones que provengan de cualquier organismo de la administración pública, transcurrido el periodo de prescripción.
• Informes médicos que ya no estén vigentes. Aquí se incluyen desde las facturas hasta los registros y resultados de pruebas médicas.
• Seguros que ya no se utilizan o caducados. Son datos sensibles que los ladrones de identidad persiguen con mucho interés.
• Pasaportes, NIF, NIE que ya no estén vigentes, que son duplicados luego por ciberdelincuentes y demás profesionales del crimen y utilizados para operaciones fraudulentas y delitos muy peligrosos.
• Burocracia en la que encontramos subvenciones, subsidios, asignaciones y otros documentos sensibles.
• Vigilar y eliminar el correo que llega y no es necesario conservar, como sucede con presupuestos que no se van a usar, solicitudes de tarjetas de débito y crédito, etc.
• Billetes para viajar, tarjetas de embarque ya inútiles que contienen información como la identidad, fecha de nacimiento, nacionalidad...

Toda documentación legal o no, tiene su periodo de prescripción, consecuentemente, es preciso destruirla de forma segura para evitar riesgos legales para empresas y particulares.

Podemos encontrar cosas que parecen tan simples como reservas de hoteles, fichas de alumnos, publicidad, que pueden ser aprovechadas para usos fraudulentos y comisión de delitos que perjudican al mismo usuario sin saberlo.

Como hemos señalado, prácticamente todos los documentos legales están sujetos a este periodo que difiere según se trate de la administración local, autonómica o nacional.

Por lo tanto, debe existir una periodicidad tanto por este motivo como en el caso de que se vaya acumulando documentación por la propia inercia del trabajo o de las labores que cada individuo desarrolla en su vida cotidiana.

Lo que sí sucede de forma habitual es que las compañías contratan los servicios de una empresa de destrucción de documentos para que recoja la información sensible contenida en papel y la elimine de acuerdo con los parámetros establecidos en los textos legales en función del tipo de documento.

Destrucción de documentos en Zaragoza

Algunas de estos negocios dedicados a esta actividad los podemos encontrar en Zaragoza, constituyendo un sector cada vez más necesario, sobre todo entre todo tipo de empresas: Grandes y PYMES.

Todas las compañías generan documentos con datos sensibles en papel de los que hay que deshacerse de acuerdo con los sucesivos plazos legales.

Y realmente, contratar profesionales dedicados a ello es la mejor opción de cara a conservar la tranquilidad y saber que todo se llevará a cabo con las máximas garantías para que la información no se pierda o pase a manos indeseables.

Las opciones son variadas:

• Se puede hacer una recogida periódica o puntual de aquellos documentos generados y que pierden su vigencia.
• Dejar contenedores en las instalaciones del cliente para que sus mismos empleados depositen en ellos toda la documentación obsoleta y proceder a su posterior destrucción, previa cita con la empresa elegida para destruir los documentos.

En ambas circunstancias tenemos muchas posibilidades, evitando, de esta manera, dedicar personal no experimentado en este sector con el riesgo que supone para la integridad y la reputación del negocio.

Mediante el transporte que reúne las mayores medidas de seguridad para que la recogida de documentos pueda realizarse sin mayores problemas, trasladando el material hasta las dependencias en las que se llevará a cabo la destrucción de la información sensible contenida en ellos.

Este procedimiento se efectúa a través de las máquinas más modernas que trituran el papel según los criterios de las normas DIN y otras normativas europeas.

Para terminar, la emisión de un certificado de destrucción de documentos garantizando la perfecta ejecución del proceso que es entregado al cliente como prueba de ello para su uso en caso de que haya cualquier incidencia que afecte a todo lo relacionado con las acciones llevadas a cabo.

Una de las empresas de destrucción de documentos en Zaragoza es Anobium, con una experiencia en el sector de más de 20 años, trabajadores de gran profesionalidad y tecnología de última generación para mayor tranquilidad de sus clientes.

Póngase en contacto con nosotros para hacer efectiva una perfecta destrucción documental de aquella información sensible y confidencial obsoleta que obre en su poder y encontrará un servicio eficiente y eficaz, en un breve periodo de tiempo, con todas las garantías legales.