¿Cómo se eliminan los documentos públicos?

22 de junio de 2021

En el artículo 1216 del Código Civil español se define por documento público a aquel documento emitido, expedido o autorizado por funcionario público competente con las solemnidades requeridas por la Ley.

Cuando se trata de un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario es instrumento público; y cuando es autorizado por un notario, o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.

Los documentos privados son aquellos documentos que no cumplen los requisitos del documento público; es decir no son emitidos por un funcionario público o autoridad pública, ni ha intervenido en su elaboración. Los documentos privados son elaborados entre particulares en ejercicio de sus actividades. Por ejemplo, un contrato de trabajo, un contrato de arrendamiento entre otros es lo que se conoce como documento privado.

El documento privado puede llegar a adquirir la calidad o connotación de documento público, y para ello se necesitan los siguientes requisitos:

• Que el documento sea autorizado por un funcionario o persona que reúna la calificación jurídica de tal.
• Que el funcionario tenga atribuida la facultad de dar fe pública.
• Que el funcionario además actúe en el ámbito de sus competencias y con cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley en cada caso.

Existen 3 tipos de documentos públicos en función del funcionario del que procedan y tipo de fe pública que tenga atribuida:

• Documentos públicos judiciales: Los que emanan de los Letrados de la Administración de Justicia o antiguos secretarios judiciales, encargados de la fe pública judicial, de dar fe de los actos desarrollados en el ámbito de los procedimientos judiciales.
• Documentos públicos administrativos u oficiales: Autorizados por los Secretarios y funcionarios con facultad certificante de las Administraciones Públicas, respecto de los actos administrativos de éstas.
• Documentos públicos notariales: Autorizados por los Notarios, a quienes se les atribuye la fe pública extrajudicial.

Solo una vez transcurridos los 10 años desde la fecha de la micrograbación o microcopia si se trata de documentos públicos, o 5 años si se trata de documentos privados, podrá procederse a la destrucción de los documentos originales.

Al tratarse de un procedimiento irreversible, es muy importante que la destrucción sea realizada de manera segura y regulada, sin que exista discrecionalidad en la decisión de eliminación, ni en los plazos, ni en los métodos a seguir en su ejecución los cuales deben de asegurar que la información contenida en los documentos no pueda ser recuperada o restituida.

Los términos de eliminación, destrucción o borrado de documentos electrónicos es una de las diferentes maneras para expresar la pérdida física de todo documento electrónico. Tanto su contenido informativo, como fichero informático desde le punto de vista técnico, representan dimensiones totalmente diferentes.

El borrado trata de la eliminación del fichero o ficheros correspondientes a un documento electrónico, soporte o soportes de almacenamiento.

Puede afectar a parte de la información o a la totalidad del soporte, si se procede al borrado todo el conjunto de la información. En el borrado el soporte puede volverse a utilizar.

El borrado seguro está basado en técnicas especiales como la sobre-escritura, desmagnetización entre otras. El principal objetivo es proceder a la eliminación de la documentación previamente seleccionada, de manera que sea imposible recuperar la información que el soporte contenía ni siquiera mediante métodos o técnicas especiales.

En el borrado no siempre se permite la reutilización del soporte, puesto que la desmagnetización en ciertas situaciones lo puede dejar inservible.

El borrado afecta a la totalidad del soporte, nunca a una determinada información. Es recomendado para asegurar la confidencialidad de la información de los documentos electrónicos borrados.

La destrucción segura es el procedimiento de destrucción física del soporte de almacenamiento que contiene documentos electrónicos, mediante métodos específicos que aseguren que la información pueda ser recuperada.

La destrucción segura se justifica con la imposibilidad de reutilizar el soporte.

La eliminación segura incluye las técnicas de borrado y destrucción seguras utilizadas en función del tipo de soporte utilizado, los procedimientos de verificación del resultado del borrado seguro y la destrucción de los soportes.

Está prohibida la destrucción de todo documento que presente valor histórico o cultural, aunque este haya sido micrograbado o microcopiado, ya que se trata de documentos pertenecientes a la Administración Pública.

La destrucción de documentos públicos sin la autorización administrativa es una infracción tipificada en la Ley de Archivos y constituye un “delito” castigado, que pueden llegar a penas de prisión de hasta 3 años y multas entre los 7 y 24 meses, además de la pertinente inhabilitación entre 3 y 6 años.

Normativa de destrucción de documentos públicos

Gran parte de la información que manejan las empresas y organismos públicos se encuentran en papel y dichas entidades están en la obligación de cumplir con la Normativa de Protección de datos.

Algunas empresas no cuentan con las suficientes medidas de seguridad para asegurar la inviolabilidad de la información que contienen tales documentos, ni almacenes suficientes para guardar dicha documentación, ni tampoco cuentan con los medios ni el tiempo suficiente para realizar una destrucción segura y certificada.

Entre los principales motivos para una correcta destrucción de documentos tanto de organismos públicos como de empresas o privados que contienen información personal son:

• Cumplimiento con la Ley
• Seguridad
• Motivos económicos

La destrucción de documentos debe de constituir una total acción de transparencia, por lo que se propone aplicar criterios homogéneos de la vigencia y prescripción administrativa con garantía objetivas y legales, a fin de garantizar la seguridad jurídica de de las Administraciones Públicas en las acciones de destrucción regulada de documentos.

Resulta conveniente establecer una normas relativas a la conservación de documentos administrativos en diferentes soportes al original, que manera que pueda eliminarse con suficientes garantías el soporte en papel.

No podrá autorizarse la eliminación ni proceder a la destrucción de documentos de la Administración General del Estado o de sus Organismos públicos, en tanto subsista su valor probatorio de derecho y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establezca para su conservación.