Cuando contactar con empresas destructoras de papel

21 de septiembre de 2018

La destrucción de papel y documentos se vuelve necesaria cuando el volumen de los mismos resulta contraproducente para la gestión de la documentación almacenada en los archivos.

Existen otros motivos por los que es conveniente recurrir a una empresa de destrucción de papel en Zaragoza.
Cuando lo documentos de empresa han cumplido su máximo legal de conservación es el momento de trasladarlos y destruirlos con las mayores garantías.



Expedientes médicos, judiciales o de estamentos públicos que también tienen la necesidad de optimizar sus espacios de almacenamiento recurriendo a la digitalización y posterior destrucción de los documentos.

Empresas destructoras de papel

Una de las empresas destructoras de papel en Zaragoza con mayor experiencia en el sector es Anobium.

En el proceso de manipulado y destrucción de documentos y papel se tienen en cuenta normas de calidad y seguridad que garantizan que los datos quedan totalmente destruidos.

Como garantía de la gestión realizada se expide un certificado una vez finalizado el trabajo de destrucción documental.

Se utiliza maquinaría industrial que cumpla la norma UNE-EN 15713:2010. Las trituradoras industriales fraccionan el papel en pequeños trozos donde caben 2 ó 4 letras por lo que son totalmente ilegibles.

Nos encargamos del traslado, manipulación y destrucción de diversos tipos de datos en formato papel:

• Económicos y contables: Impuestos de la Renta, de Sociedades, Impuesto del IVA, etc.
• Laborales: Nóminas, TC1 y TC2, Retenciones de los trabajadores.
• Administrativos: Formularios, instancias, reclamaciones, tramites de subvenciones y cualquier otro documento de la administración pública.
• Sanitarios: Historiales médicos, hojas de tratamiento, documentos de evaluación de prueba médicas y cualquier otro papel relacionado con la salud y su gestión.
• Bancarios: Hipotecas, abonos y adeudos, seguros de vida y otros documentos afines al sector de la banca.

Además de destrucción de papel podemos aplicar procedimientos similares para la destrucción de otros tipos de documentos que estén almacenados en soportes como CD’s, DVD’s o discos duros de mayor formato.

Qué requisitos deben ofrecerte las empresas destructoras de documentos

Las empresas de destrucción de documentos tienen las últimas tecnologías para que el trabajo sea hecho de forma rápida, con seguridad, garantía y comodidad.

Seguridad: Certificado de que nuestros servicios se ha llevado a cabo y nuestros clientes pueden comprobarlo si desean.

Rapidez: Desde que los clientes se ponen de acuerdo con las empresas hasta que finaliza el proceso de destrucción se hace en el menor tiempo posible para que el cliente este satisfecho.

Garantía: las empresas de destructoras de papel cumplen con la normativa europea de protección de datos El Reglamento comunitario nº 2016/679 de 27 de abril de 2016 (RGPD) entró en vigor el 25 de Mayo de 2018

Comodidad: las empresas destructoras le hacen presupuestos sin compromiso.

Destrucción de documentos en la gestión de archivos

En las empresas se acumulan cientos de documentos año tras año. De no realizarse de manera habitual y continuada una labor de purgado los documentos se van acumulando y ocupando espacio útil. En esos casos lo recomendable es contactar con empresas destructoras de papel en Zaragoza.

Las necesidades de las empresas en cuestiones de destrucción de papel pueden ser variables. En algunos casos la eliminación debe ser constante debido al gran volumen de papel que generan.

En otros casos la documentación sólo debe ser retirada una o dos veces al año al generar un menor volumen de documentos.

También puede ser necesario deshacerse de material informático antiguo que ya está desfasado. En esos casos quizás no hablemos de una destrucción de papel pero sí que sea necesario el tratamiento de residuos por manos expertas.

Fases en el proceso de destrucción de documentos

Las empresas destructoras de documentos proceden a realizar su labor a través de una serie de fases que básicamente soy muy similares independientemente de la empresa a la que encarguemos la destrucción de documentos.
Así nos encontramos que el proceso de destrucción de documentación pasa por una serie de pasos.

1. La petición es el paso inicial. Con la solicitud del servicio comienza el trabajo. En esta fase se aborda que tipo de documento hay que procesar y si en su destrucción deben de cumplirse algún tipo de requisito.
2. Recoger la documentación a destruir es el paso siguiente. Toca recoger los documentos en las instalaciones del cliente y trasladar los soportes dejando constancia escrita del número de bultos, el peso y lo que es más importante recalcar que una vez destruida la información no podrá ser recuperada.
3. Transporte y almacenamiento. Bien podría englobarse con la fase anterior pero vale la pena hacer mención porque en ocasiones es necesario establecer un transporte con cuidadas medidas de seguridad. Es también normal que la documentación pase un proceso de almacenamiento que aunque temporal no puede obviar la reglamentación si se trata de documentación sensible.
4. Destrucción física de los documentos. La antesala al último paso es el final de toda documentación que acaba con la vida útil de documento a destruirlo. Es posible intermediar trabajos de digitalización donde tras un expurgó de la documentación se decide conservar una serie de documentos por su valor administrativo o incluso histórico, aunque es esos casos es recomendable abordarlo al inicio del proyecto. En cualquier caso la destrucción de documentos se realizará según la clasificación en el nivel de seguridad que corresponda. La normativa europea definió 5 niveles de seguridad al que se añadió un sexto clasificado como especial. En virtud del nivel de seguridad así deberá de ser destrucción el documento en papel.

• Nivel 1: Para documentos generales.
• Nivel 2: Para documentos internos.
• Nivel 3: Para documentos confidenciales.
• Nivel 4: Para documentos secretos.
• Nivel 5: Para documentos clasificados con un nivel de seguridad extremadamente alta.
• Nivel 6: Documentos con los máximos requerimientos de seguridad y confidencialidad. (No se contempla en la normativa europea)

5. Confirmación y certificación de la destrucción de papel. Si queremos tener las garantías suficientes conviene obtener por parte de la empresa destructora un certificado que de fe de las fases implicadas en la destrucción de documentos.

Empresas destructoras de papel en Zaragoza

Cuando necesitamos contactar con una empresa de destrucción de documentos en Zaragoza recurrimos a los resultados que nos muestra nuestro buscador de Internet. Entre la relación que nos muestre podemos elegir contactar con una o dos de esas empresas confiando en que nos van a realizar un trabajo de destrucción dentro de los parámetros que el reglamento de protección de datos a nivel de la Unión Europea marca como de carácter obligatorio.

En cualquier caso si necesita una empresa de destrucción de papel en Zaragoza llamé al número de teléfono 976 476 235 o escríbanos a través del formulario de contacto que se muestra a continuación.