Cómo funciona el proceso de destrucción de documentos

13 de mayo de 2019

La destrucción de documentos es un trabajo minucioso y tiene un procedimiento que se debe cumplir escrupulosamente; solo así se garantiza que la información contenida desaparezca de forma total y sin futuros problemas para el cliente.

Desde 2018 tenemos vigentes ambas leyes, tanto el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) como la Ley Orgánica de Protección de Datos y Derechos Digitales (LOPDddgg), esto es una buena excusa para hablar de cómo realizar una destrucción de documentos actualmente.



De acuerdo con la nueva Ley, las empresas que manejen datos personales deben entregar al titular de ellos, todos los formatos en los que se encuentren, cuando ha terminado la necesidad del tratamiento de los mismos.

De la misma manera, toda información que se obtuviese para utilizarla en determinados ámbitos, antes de la aprobación de la Ley, debe ser restituida a su propietario o al responsable del tratamiento y no se puede usar para sucesivos proyectos sin consentimiento expreso del propietario.

Pero si esto último resulta difícil, lo único que se puede hacer es proceder a la destrucción de documentos para evitar incumplir el Reglamento y la propia Ley.

En las empresas existen muchos datos personales que se utilizaban invariablemente para otros cometidos (enviar publicidad, mandar cartas personales, publicaciones en web, etc.).

Eso ya es imposible, sobre todo con la garantía de los derechos ARCO más el de limitación y supresión que se han incorporado a ellos en los nuevos textos legales.

Si esto parece poco, hay que recordar las nuevas sanciones señaladas en el RGPD, 20 millones de euros o el 4 % de lo facturado en el último año; lo que puede suponer la ruina de muchas empresas si no se toman las medidas oportunas para realizar una destrucción de documentación segura.
Librarse de todo el papel acumulado en un negocio no es una cuestión menor:

• Ocupa mucho espacio.
• Hay mucha información obsoleta o que ya no es requerida legalmente.
• Existe la posibilidad de pérdida debido al volumen y con ello las consecuencias: sanciones, pérdida de reputación y, llegado el caso, ruina del negocio.

Los documentos más peligrosos en caso de pérdida son los que contienen datos personales sensibles y tenemos una variedad que es imposible de describir en su conjunto (Currículums, nóminas, contratos de trabajo y con otras empresas, información de la Seguridad Social, declaraciones de impuestos prescritas, correos, informes médicos, etc, etc.). La lista es inabarcable.

Existen muchos métodos para hacer desaparecer el papel que contiene esa información. Quemarlo, disolverlo en líquidos corrosivos hasta que forme una pasta irreconocible, triturarlo en pequeñas máquinas trituradoras de oficina...

¿Qué buscar en una empresa de destrucción de documentos?

Externalizar el servicio de destrucción de documentos es la mejor solución; de lo contrario se requiere invertir recursos y dinero de la empresa en algo que no reporta beneficios al objetivo real del negocio.

Todo comienza en una búsqueda de profesionales que se dediquen a ello a través de Internet, informándose por otras personas que ya hayan utilizado una empresa de destrucción de documentos, llamando por teléfono...

Pero hay que contratar compañías que se dediquen exclusivamente a esto y cuidar de que no se esté creyendo una cosa y, en realidad, lo que sucede es que se trate simplemente de un negocio de reciclaje de papel, en cuyo caso no se producirá una destrucción de documentos confidencial y segura. Y además no habrá certificado que la justifique de cara al futuro.

Después de contactar con el sitio adecuado lo siguiente es ir a ver al lugar en el que se encuentra toda la documentación y saber si es necesario realizarla in situ o es mejor un transporte que reúna las medidas de seguridad oportunas para llevarla hasta la empresa destructora.

En este último caso se custodia y se procede a su extinción, para luego llevar los mínimos pedazos en los que se ha convertido a una planta recicladora, contribuyendo, de esta manera, a la sostenibilidad ambiental.

Ya con todo hecho entregar al cliente la certificación oportuna en la que se reflejan las operaciones realizadas, para que en el futuro siempre pueda exhibirla si en algún momento es necesario.

Qué sucederá cuando contactes con Anobium

Anobium es una empresa de destrucción de documentos en Zaragoza que tiene amplia experiencia en el procedimiento a seguir:

• Cuando se produce el contacto para realizar el servicio, preguntamos en qué formato esta guardada la información y datos sensibles, si hay que ir a buscar la documentación o es el cliente quien la trae (este segundo caso es más peligroso porque la seguridad no será la misma).
• Transporte en contenedores cerrados especialmente diseñados para esta función. Los vehículos que tenemos son de distintas capacidades en función de la cantidad de papel u otros formatos y están dotados de GPS para una perfecta trazabilidad del recorrido hasta nuestras instalaciones.
• Almacenamiento en el lugar en el que tenemos las destructoras industriales, en el que las medidas de seguridad son las que marca la norma legal.
• Destrucción documental en nuestras trituradoras para poner a salvo la información contenida y que nunca pueda caer en manos de terceros.

En este punto cabría la posibilidad de hacer un expurgo de aquello que se considere pueda tener algún valor para su conservación por cuestiones administrativas o de memoria de empresa, aunque mejor sería acordarlo al inicio, durante el contacto.

También tenemos unos contenedores más pequeños que se pueden instalar en la misma oficina para que los trabajadores vayan metiendo dentro la documentación que ya no tenga valor.

Estos recipientes tienen su propia llave que solo puede tener el encargado de supervisar que no se pierda información; otra, por supuesto, está en nuestro poder para evitar accidentes.

Cuando ya están completos vamos a buscarlos para terminar el trabajo en nuestras instalaciones y dejamos otros hasta la próxima vez.

Es un medio cómodo e higiénico de destruir información confidencial.

Además de llevar a cabo todo esto para cumplir las leyes, no debemos olvidar que existen dos normas de la UE que son la DIN 66399 y UNE EN 15713.

Esta tiene dos partes, una en la que se habla de las buenas prácticas y otra con referencia a la contratación, infraestructura, profesionales y la destrucción in situ o en planta de aplicación en toda la unión.

La DIN 66399 regula todo el procedimiento en cuanto a niveles de seguridad, según los tipos de documentos y las medidas de los pedazos del papel en los que se halla la información.

Luego, para una total evidencia de lo que se ha hecho se emite un Certificado de Destrucción de Documentos que queda en poder de nuestro cliente para su uso en cualquier circunstancia que fuera requerido.

Consejos para un adecuado servicio de destrucción de documentos

Por parte del cliente ya hemos comentado que cuando realice la búsqueda, tenga en cuenta que también existen las empresas de reciclaje de papel que no realizan el mismo trabajo.

Este tipo de negocios no están sujetos a la regulación europea de las normas DIN 66399 y las instrucciones señaladas en UNE EN 15713 y UNE EN 15713-2010.

Asegurarse de que es una empresa de destrucción documental con solvencia con adecuados transportes, contenedores, instalaciones y herramientas para que todo sea correcto.

Pedir el certificado de destrucción, en cada proceso se requiere uno porque siempre es información sensible distinta la que se destruye.

Nunca es bueno mezclar los distintos documentos cuando se van a destruir; puede suceder que se incluyan aquellos que todavía tienen valor legal.

Si en algunas empresas tienen destructoras de oficina y realizan la destrucción así, es preciso tener cuidado; la potencia de esos aparatos es escasa y si se sobrecargan de papel o trabajo se estropean con facilidad.

Destrucción periódica de documentación: un servicio esencial para empresas

En Anobium, destacamos la crucial necesidad de un servicio de destrucción periódica de documentación para las empresas, especialmente aquellas que generan grandes volúmenes de información sensible. Este servicio no solo asegura la eliminación segura y eficiente de documentos que ya no son necesarios, sino que también cumple con las rigurosas normativas de protección de datos.

Al adoptar una estrategia de destrucción periódica, las empresas minimizan el riesgo de brechas de seguridad, protegiendo tanto su integridad como la de sus clientes. Este método permite una gestión documental más eficiente, liberando espacio físico y digital, y asegurando que la información confidencial es tratada de manera adecuada.

La destrucción puntual de documentación: soluciones a medida

En Anobium, entendemos que cada organización tiene requisitos únicos y momentos específicos donde la acumulación de documentos sensibles, ya sea en papel o formatos digitales, requiere una acción inmediata y eficaz para su destrucción.

La ventaja de optar por una destrucción puntual radica en su flexibilidad, permitiendo a las empresas gestionar la eliminación de documentos según sus necesidades específicas, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de las normativas de protección de datos y privacidad. En Anobium, no solo eliminamos documentos, protegemos tu legado e información vital, adaptándonos a tus tiempos y necesidades con un servicio eficiente, seguro y personalizado.

Destrucción de soportes digitales: protegiendo la información confidencial

En la era digital, los datos se almacenan no solo en papel, sino también en una variedad de medios electrónicos como discos duros, memorias USB, CDs, DVDs y tarjetas SD. Estos dispositivos pueden contener información sensible que, si cae en manos equivocadas, podría comprometer la seguridad de la empresa y la privacidad de clientes y empleados. Nuestro servicio de destrucción de soportes digitales está diseñado para eliminar cualquier riesgo de recuperación de datos.

Este proceso no solo protege contra el acceso no autorizado a información confidencial, sino que también cumple con las obligaciones legales y normativas relacionadas con la protección de datos.Por eso, en Anobium, adoptamos un enfoque integral que incluye la destrucción física de los soportes, asegurando así la máxima seguridad. Desde la desmagnetización de discos duros hasta la trituración de dispositivos, nuestro objetivo es proporcionar una solución definitiva para la gestión segura de la información digital.