Destrucción de papel confidencial

16 de noviembre de 2018

En una Administración o en una empresa se guardan muchos tipos de documentos confidenciales. La confidencialidad de datos se refiere a los datos personales.

La información personal no puede divulgarse sin el consentimiento expreso de su titular. Esta información confidencial y personal tiene un carácter permanente, es decir, siempre será considerada confidencial. Por eso, debe ser destruida para que no sea conocida por personas ajenas a la misma y que podrían utilizarla con fines ilícitos.



Esa labor la realizan empresas certificadas de destrucción de documentos, cumpliendo con la normativa aplicable a la destrucción documental.

Hay que entender persona en sentido amplio, referida a la persona física, pero también referida a la persona jurídica. Por ejemplo, a una empresa no le interesa que se conozcan sus datos, como serían los de su pertenencia relativos a diseños, proyectos, clientes, proveedores, inventos, patentes. Y tampoco le interesa que se conozcan datos personales de sus trabajadores: datos médicos, datos de antecedentes penales, datos de origen genético o étnico, etc.

La definición de datos personales de una forma legal la ha realizado la norma que es aplicable a partir de ahora a nivel europeo en la protección de datos, que es el nuevo Reglamento general de protección de datos (RGPD), cuya fecha de entrada en vigor es 25 Mayo de 2018. Como dice su artículo 1, El presente Reglamento, de 27 de abril de 2016 (2016/679), se aplica al tratamiento total o parcialmente automatizado de datos personales, así como al tratamiento no automatizado de datos personales contenidos o destinados a ser incluidos en un fichero.

Lo que son datos personales lo dice el artículo 4 del Reglamento: «Datos personales son toda información sobre una persona física identificada o identificable («el interesado»); se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona;

Hay categorías especiales de datos personales que están reguladas por el Reglamento. En concreto, el artículo 9.1 establece que “Quedan prohibidos el tratamiento de datos personales que revelen el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, o la afiliación sindical, y el tratamiento de datos genéticos, datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o las orientación sexuales de una persona física.”

Se observa así que estos datos sensibles son también totalmente confidenciales y no cabe tratamiento sobre ellos, salvo en los supuestos enumerados en el artículo 9, apartado dos y tres.

Después de este Reglamento, la legislación española se rige por el Real Decreto-ley 5/2018, de 27 de julio, de medidas urgentes para la adaptación del Derecho español a la normativa de la Unión Europea en materia de protección de datos

Es muy importante la Disposición final única de este Real Decreto-ley que establece que “El presente real decreto-ley entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado» y lo estará hasta la vigencia de la nueva legislación orgánica de protección de datos que tenga por objeto adaptar el ordenamiento jurídico español al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y el Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de estos datos, y completar sus disposiciones”

Destrucción de documentos confidenciales

Destrucción móvil de papel confidencial

La destrucción es móvil en el sentido de que tanto se trate de una destrucción permanente como de una destrucción puntual, el personal de la empresa de destrucción se desplaza a la empresa que tiene la necesidad a recoger la documentación confidencial, que habrá sido recogida en contenedores (destrucción permanente) o bien se entregará al personal de la empresa destructora en el momento concreto, para que sea destruida en las instalaciones de la empresa de destrucción.

Como hemos dicho, la destrucción de documentos confidenciales debe hacerse por una empresa autorizada para ello, una empresa de destrucción de documentación.

Pero la necesidad de destrucción de documentación en una empresa puede ser permanente o puntual.

Las empresas que manejan un volumen elevado de documentación necesitan contar con un servicio de destrucción periódica de documentación.

En este caso, la empresa destructora se traslada con la habitualidad pactada a la empresa que necesita hacer la destrucción y el personal de aquella recoge la documentación, que se habrá depositado en unos contenedores de seguridad. La empresa destructora hará la destrucción del papel, por medio de máquinas trituradoras, y la llevará a las plantas de reciclaje, emitiendo un certificado acreditativo del proceso de destrucción a la empresa cliente.

Cuando se trata de una destrucción puntual, los trabajadores se desplazarán en el día acordado para recoger toda la documentación, haciéndose cargo desde ese momento de la custodia y protección de dicha documentación.

Destruir papel confidencial

El servicio consistente en destruir papel y llevarlo a las plantas de reciclaje tiene una serie de garantías para las empresas que tienen que destruir el papel confidencial.

• La empresa de destrucción se encarga de todo: de la destrucción de documentos, el reciclaje de todos aquellos en soporte papel y la gestión de residuos no peligrosos derivados.
• La empresa de destrucción está obligada a cumplir la normativa de la que hemos hablado al principio; si no lo hace se expone a sanciones por el incumplimiento de la legalidad vigente
• Adaptabilidad del servicio: Cada organización que requiera una destrucción, explicará a la empresa destructora sus requerimientos, si quiere una destrucción permanente o puntual y en qué lugares y horarios debe realizarse.
• Precios económicos: las empresas destructoras compiten y están obligadas a dar el mejor servicio posible, por lo que sus precios suelen ser competitivos al adaptarse a las necesidades concretas de cada empresa cliente
• Equipos de destrucción eficaces y rápidos. Al ser su objeto de trabajo, las empresas que realizan la destrucción suelen disponer de máquinas modernas de trituración y destrucción de papel, que necesitan un espacio, y un cuidado y mantenimiento adecuados ejercidos por profesionales de destrucción de documentación.

Lo mejor, como siempre, es ser conscientes de estar destruyendo papel confidencial cumpliendo con la Ley. Y la mejor forma de conseguir eso es confiar en una empresa especializada en destrucción de documentos como Anobium