Normativas internacionales sobre la destrucción de documentos: Comparativa entre la UE y EE.UU.

09 de julio de 2024

La destrucción de documentos confidenciales es un proceso crítico para las empresas de todo el mundo. Con el auge de las normativas de privacidad y protección de datos, especialmente en regiones como la Unión Europea (UE) y Estados Unidos (EE.UU.), conocer las leyes que regulan este proceso es esencial para evitar sanciones y garantizar la protección de la información sensible. En este artículo, exploraremos las principales normativas sobre la destrucción de documentos en ambas regiones, destacando las diferencias y similitudes que existen entre ellas.

La importancia de conocer las normativas de destrucción de documentos

El manejo de documentos que contienen información sensible —como datos personales, financieros o médicos— está regulado por diversas leyes que buscan proteger la privacidad y la seguridad de las personas. En una era en la que las violaciones de datos son cada vez más comunes, las empresas están obligadas a garantizar que la destrucción de documentos se lleve a cabo de manera segura y conforme a la ley. No cumplir con estas normativas puede acarrear multas significativas, dañar la reputación de la empresa y provocar una pérdida de confianza por parte de los clientes.

Las normativas varían entre países y regiones, y es crucial que las empresas que operan a nivel internacional comprendan las obligaciones que tienen en cada territorio. Esto es especialmente importante para organizaciones que manejan grandes volúmenes de información o que almacenan datos durante largos períodos de tiempo.

Normativa de la Unión Europea sobre la destrucción de documentos

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es la legislación más importante en Europa relacionada con la protección de datos personales. En vigor desde mayo de 2018, establece los principios fundamentales para el tratamiento y eliminación de datos personales. El RGPD no solo regula cómo deben ser gestionados los datos, sino también cómo deben ser destruidos cuando ya no sean necesarios.

El RGPD establece que los datos personales deben ser eliminados de manera segura para evitar su recuperación. Esto incluye tanto documentos físicos como digitales. Además, cualquier violación de datos durante el proceso de destrucción podría resultar en severas sanciones, que pueden alcanzar hasta el 4% de la facturación global anual de una empresa o 20 millones de euros, lo que sea mayor.

Obligaciones de las empresas en la destrucción de documentos en la UE

Las empresas europeas están obligadas a implementar políticas de destrucción documental que garanticen la confidencialidad y seguridad de los datos. Esto implica:

• Calendarios de destrucción: Los datos deben ser eliminados cuando ya no son necesarios para los fines para los cuales fueron recolectados.
• Certificados de destrucción: Es recomendable que las empresas obtengan certificados que verifiquen que la destrucción de documentos ha sido realizada de manera adecuada.
• Sistemas de seguridad: La destrucción debe hacerse de forma que los documentos no puedan ser reconstruidos o recuperados, mediante métodos como trituración avanzada para papel o borrado seguro para archivos electrónicos.

Normativa de Estados Unidos sobre la destrucción de documentos

La Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) es la normativa más importante en EE.UU. en términos de protección de datos. Aunque se aplica solo en el estado de California, ha establecido un precedente que influye en la normativa de otras regiones. La CCPA exige que las empresas permitan a los consumidores solicitar la eliminación de sus datos personales, lo que implica que los documentos confidenciales deben ser destruidos de manera efectiva cuando ya no son necesarios.

El incumplimiento de la CCPA puede resultar en multas que van desde los $2,500 hasta los $7,500 por infracción, dependiendo de si la violación fue intencional o no. Al igual que en Europa, las empresas deben implementar medidas de seguridad que garanticen la destrucción adecuada de los documentos.

Otras normativas clave en EE.UU. sobre destrucción de documentos

Además de la CCPA, existen otras normativas que regulan la destrucción documental en EE.UU., muchas de ellas específicas para ciertos sectores:

• HIPAA: Regula la destrucción de documentos relacionados con la salud.
• GLBA: Aplica a la destrucción de documentos en el sector financiero.
• FACTA: Establece normas sobre la destrucción de información crediticia.

Estas leyes requieren que las empresas implementen medidas para garantizar que los datos confidenciales sean destruidos de manera irreversible, a fin de evitar el acceso no autorizado.

Comparativa entre las normativas de destrucción de documentos de la UE y EE.UU.

Las diferencias clave entre las normativas de la UE y EE.UU. en cuanto a destrucción de documentos radican en la severidad de las sanciones y en la flexibilidad normativa:

• Sanciones: En la UE, las multas bajo el RGPD pueden ser significativamente más altas que en EE.UU., con montos que pueden llegar hasta el 4% de los ingresos globales de la empresa.
• Flexibilidad: Las normativas en EE.UU., como la CCPA, permiten una mayor flexibilidad en la interpretación y aplicación de las reglas de destrucción de documentos, mientras que en la UE las regulaciones son más estrictas y uniformes.

A pesar de las diferencias, ambas regiones coinciden en la necesidad de garantizar la destrucción segura de documentos para proteger la privacidad y seguridad de los datos personales. Tanto en la UE como en EE.UU., las empresas deben asegurarse de que los documentos no puedan ser recuperados tras su eliminación, utilizando métodos de destrucción seguros.

¿Qué sanciones existen por no cumplir con la normativa en la UE y EE.UU.?

El incumplimiento de las normativas de destrucción de documentos puede acarrear sanciones severas en ambas regiones. En la UE, las empresas pueden enfrentarse a multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de su facturación anual, mientras que en EE.UU., las sanciones bajo la CCPA varían entre $2,500 y $7,500 por infracción. Otras normativas sectoriales, como HIPAA y GLBA, también imponen multas considerables.

Mejores prácticas para la destrucción de documentos internacionales

Certificados de destrucción y cómo asegurar el cumplimiento legal

Una de las mejores prácticas para garantizar el cumplimiento legal es la obtención de certificados de destrucción. Estos documentos verifican que los datos han sido eliminados de manera adecuada y segura, lo que ayuda a las empresas a protegerse ante posibles reclamaciones legales.

Externalización del servicio de destrucción de documentos: cómo elegir un proveedor adecuado

Para empresas con operaciones en múltiples países, externalizar la destrucción de documentos puede ser la opción más eficiente. Al seleccionar un proveedor, es importante asegurarse de que cumpla con las normativas tanto de la UE como de EE.UU. y que ofrezca servicios que garanticen la destrucción segura y certificada de los documentos.