¿Cuándo podemos destruir los libros de contabilidad?
La Ley General Tributaria establece que todo libro contable así como los libros de registro obligatorio o soporte utilizado para justificar toda clase de anotaciones registradas, una vez legalizados, deben de conservarse durante 4 años.
Los libros de contabilidad de las empresas, los cuales contienen todo tipo de datos como facturas de clientes, nóminas, recibos, extractos bancarios, declaraciones de impuestos, etc., son totalmente obligatorios y deben de estar totalmente legalizados. Estos datos totalmente confidenciales deben de ser destruidos en base al Reglamento General de Protección de Datos.
Destruir documentos contables con seguridad
¿Cuándo pueden destruirse los libros de contabilidad con total seguridad? Esta es una de las principales preguntas que toda empresa se hace con el objetivo de obtener más espacio y garantizar la seguridad de todos los datos que contienen tales libros.
La Ley General Tributaria establece que los libros contables deben de conservarse 4 años una vez legalizados, puesto que es el plazo máximo que la Agencia Tributaria tiene para comprobar e investigar cualquier dato registrado.
Por otro lado el Código de Comercio en su artículo 30 indica que los libros de contabilidad deben de conservarse durante un plazo de 6 años a partir del último asiento realizado.
Por todo ello lo más apropiado es conservar los libros de contabilidad al menos durante un plazo de 6 años, para luego optar por su destrucción y posterior reciclaje. De este modo se garantiza total confidencialidad de los datos y colaboración con la preservación del medio ambiente.
La conocida “Ley de Emprendedores” o reciente obligación de legalizar los libros telemáticamente recogida en al artículo 18 de la Ley 14/2013 de septiembre de 2013, modifica el procedimiento de legalización de los libros oficiales, los cuales solo podrán ser legalizados una vez cumplimentados en soporte electrónico.
La fecha límite para la legalización en soporte digital de los libros de contabilidad es de cuatro meses posteriores a la fecha de cierre del ejercicio social.
Para la confección de los libros en soporte digital se precisa de programas informáticos que facilita el Registro Mercantil. Hoy en día no utilizar este tipo de herramientas supone un atraso para la empresa, tanto de costes como de tiempo.
Con la llegada del formato o soporte digital, guardar las colecciones de libros que muchas empresas encuadernaban en elegantes formatos y eran almacenados en zonas destacadas, así como el legalizar los libros en soporte papel, ha llegado a su fin.
Seguramente en muchos negocios todavía se conserva alguna colección de libros contables. A no ser que se desee repasar la contabilidad de hace más de 10 años lo más aconsejable es desencuadernarlos, meterlos en un destructor de documentos y reciclarlos. Pero antes de hacerlo es conveniente tener en cuenta los siguientes plazos:
- Según el Código de Comercio en su artículo 30, toda la documentación, correspondencia, libros deben de conservarse durante 6 años a partir del último asiento realizado.
- Según la Ley General Tributaria los libros de contabilidad y otros libros obligatorios según normativa tributaria (IRPF, IVA, IS,…), programas y archivos informáticos, justificantes fiscales, etc., deben de conservarse durante 4 años.
Para evitar la pérdida o destrucción por algún fallo informático de la contabilidad a día de hoy sistematizada, debe de realizarse copias de seguridad (backup) diarias y conservarlas en diferentes medios (USB, discos duros externos, almacenamiento en la nube,…) para respaldar cualquier contratiempo o accidente.
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